Pris par les urgences du quotidien, nous avons tendance à remettre sans cesse au lendemain la production de nos dossiers de fond (stratégie, étude, article...).
Nous finissons par nous y consacrer lorsque la date limite ne nous laisse plus le choix, nous travaillons sous stress, au détriment de notre énergie et de la plus belle part de notre créativité.
Et si vous décidiez de répartir votre travail dans le temps en vous organisant sereinement ?
Vous profiterez ainsi des ressources extraordinaires de votre cerveau en lui laissant le temps de mûrir votre réflexion.
La matrice des priorités nous permet de redonner la primauté aux tâches importantes sans nous laisser séduire par les sirènes de l'urgence. Aussi appelée matrice d'Eisenhower (d'après le général du même nom), la matrice des priorités trie les tâches selon deux critères, l'urgence et l'importance.
Cette méthode permet d'accomplir au moins une tâche essentielle dans la journée.
Elle permet de préserver notre énergie : avancer sur l'essentiel "repose" et nous pouvons nous ressourcer en soirée.
COMMENT L'UTILISER ?
✔️ Au préalable : distinguez l'urgent de l'important
Est urgent ce qui comporte un risque à ne pas être traité immédiatement : danger potentiel ou opportunité à saisir.
Est important ce qui contribue directement à nos objectifs et missions essentielles.
✔️ Répartissez vos tâches dans la matrice :
Notez l'intégralité de ce que vous avez à faire en répartissant les tâches au fur et à mesure dans le cadran approprié.
✔️ Exploitez votre matrice par cadran
CADRAN A
Ces actions sont à traiter en priorité.
Planifiez-les dans la journée ou la semaine. Si possible, faites-vous aider par des personnes compétentes... mais acceptez qu'elles ne soient pas disponibles à si court terme.
CADRAN B
Planifiez ces actions tout de suite, en les répartissant dans le temps. Veillez à leur consacrer au moins deux ou trois créneaux par semaine. Réservez-leur les moments de la journée où vous êtes le plus efficace. Vous avez le temps d'organiser la délégation de certains dossiers. CADRAN C
C'est sur ce cadran que vous pouvez économiser le plus de temps. Attention aux urgences des autres. Ayez le réflexe d'évaluer et de négocier chaque demande.
Osez dire non à certaines sollicitations, standardisez ce qui peut l'être, anticipez les imprévus et renoncez à tout traiter.
CADRAN D
Contrairement aux idées reçues, tout n'est pas à jeter ici.
Ces tâches à faible charge mentale peuvent être réalisées aux moments où vous êtes en énergie faible.
Privilégiez celles qui vous ressourcent ou qui vous font gagner du temps ultérieurement (classer, mettre à jour, automatiser).
MÉTHODOLOGIE ET CONSEILS
✔️ Privilégiez les tâches de cadran B
En anticipant votre production, vous donnerez de l'oxygène à votre emploi du temps.
✔️ Indiquez aussi les tâches qui vous sont importantes à titre personnel :
elles sont essentielles pour vous ressourcer.
✔️ Si vous êtes épuisé :
inscrivez "me reposer" dans le cadran A et traitez ce besoin comme une tâche prioritaire.
Cela vous permettra de déculpabiliser et fera taire votre diablotin "Ne t'arrête pas".
Les avantages à utiliser cette matrice peuvent être visibles à moyen/court terme.
Nous traitons moins de tâches en mode "pompier".
Cette matrice nous permet d'être plus sereins face aux sollicitations et de négocier avec plus d'assurance un report de délai ou un dossier à remettre.
Je vous souhaite à toutes et à tous maintenant de privilégier l'importance à l'urgence.
"C'est parce qu'on s'imagine tous les pas qu'on devra faire qu'on se décourage, alors qu'il s'agit de les aligner un à un".
Marcel Jouhandeau
