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  • Photo du rĂ©dacteurSophie BRISMONTIER

📱 Ranger et trier ses documents d'entreprise 🎯


Classer les documents de l’entreprise n’est pas forcĂ©ment trĂšs plaisant et peut prendre beaucoup de temps si vous ne le rĂ©alisez pas rĂ©guliĂšrement. Il s’agit pourtant d’un impĂ©ratif, car rien ne demeure plus fastidieux que de ne pas pouvoir mettre la main sur un document au moment oĂč l’on en a besoin. Avec de la mĂ©thode et de la rĂ©gularitĂ©, tout peut se faire en un tour de main alors autant vous y mettre.


✅ L’ennemi du classement : la procrastination


Il est clair qu’il s’agit d’une fonction qui ennuie tout particuliĂšrement et semble souvent secondaire par rapport au fait de tourner l’activitĂ© et de rĂ©pondre Ă  la demande des clients. Force est de constater que le classement des dossiers nĂ©cessite du temps, mais plus vous les remettrez Ă  plus tard, Ă  demain, Ă  la semaine prochaine, plus ce moment durera des heures, voire des jours, alors autant vous y atteler de maniĂšre quotidienne ou au moins hebdomadaire dans la mesure du possible. Le mieux, si vous y arrivez, est de s’y prendre Ă  la fin de chaque journĂ©e.

DĂ©jĂ , Ă  l’arrivĂ©e du courrier, ne mettez sur votre bureau uniquement les documents en cours d’utilisation, et prĂ©voyez une place pour les papiers Ă  classer. Vous pouvez utiliser des classeurs multi-tiroirs pour d’ores et dĂ©jĂ  classer vos documents par jour d’arrivĂ©e (documents du lundi, mardi, mercredi, etc.) et pouvoir ainsi les ranger par ordre de prioritĂ©. N’oubliez pas de jeter directement Ă  la poubelle les papiers qui ne vous sont d’aucune utilitĂ©, car rien ne sert de cumuler et d’avoir un immense tas qui vous dissuadera de vous lancer dans la tĂąche.


✅ CatĂ©goriser chaque document et lui trouver une place


Évitez absolument de catĂ©goriser vos documents dans un dossier divers comme sur votre ordinateur. Vous le savez, tout finira par y atterrir et vous prendrez un temps fou Ă  le rechercher. Classez vos documents par an, en privilĂ©giant une place de proximitĂ© pour ceux de l’annĂ©e en cours. Donnez ensuite un intitulĂ© Ă  chaque document selon leur nature.

Pensez Ă  un intitulĂ© comprĂ©hensible et facile Ă  mĂ©moriser, par exemple : clients, fournisseurs, factures, devis, projets, etc. Et comme nous l’avons dit prĂ©cĂ©demment, vous pouvez utiliser une couleur pour chaque catĂ©gorie de document. Vous pouvez ensuite Ă©tiqueter chaque document par un numĂ©ro de rĂ©fĂ©rence ou un systĂšme de datation.


✅ Support papier ou numĂ©rique ?


De nombreuses sociĂ©tĂ©s proposent de renvoyer directement les documents administratifs par e-mail. Libre Ă  vous dans ce cas de les imprimer ou non pour les classer, selon la facilitĂ© et le confort que l’un ou l’autre du systĂšme papier ou numĂ©rique vous apporte. Le classement informatique facilite la recherche par mots-clĂ©s, tandis que les documents papier offrent plus de commoditĂ© de lecture.

Quelle que soit la mĂ©thode de classement que vous adopterez, sachez qu’il est important de sauvegarder vos donnĂ©es, pour se prĂ©server notamment des Ă©ventuels incendies ou inondations, et notamment d’effectuer des copies mĂȘme si vos documents sont prĂ©sents dans le serveur. N’hĂ©sitez pas Ă  numĂ©riser les documents importants (statuts par exemple) et Ă  les conserver sur un support durable, hors de l’entreprise, ou conservez-en une copie dans un coffre Ă  la banque.

Pour le classement sur support informatique, une petite astuce consiste Ă  renommer les documents par annĂ©e-mois-jour plutĂŽt que jour-mois-annĂ©e pour des raisons pratiques, notamment Ă  l’ordre dans lequel ils vont apparaĂźtre dans vos dossiers et pouvoir les trier en un simple clic.


Si vous avez besoin d’aide pour organiser votre classement, je reste Ă  votre disponibilitĂ© pour organiser votre bureau.👇


Sophie BRISMONTIER ☎ 06 89 11 05 66 đŸ“© sophie@sophie-brismontier.com đŸ’»https://www.sophie-brismontier.com/


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