Classer les documents de l’entreprise n’est pas forcément très plaisant et peut prendre beaucoup de temps si vous ne le réalisez pas régulièrement. Il s’agit pourtant d’un impératif, car rien ne demeure plus fastidieux que de ne pas pouvoir mettre la main sur un document au moment où l’on en a besoin. Avec de la méthode et de la régularité, tout peut se faire en un tour de main alors autant vous y mettre.
✅ L’ennemi du classement : la procrastination
Il est clair qu’il s’agit d’une fonction qui ennuie tout particulièrement et semble souvent secondaire par rapport au fait de tourner l’activité et de répondre à la demande des clients. Force est de constater que le classement des dossiers nécessite du temps, mais plus vous les remettrez à plus tard, à demain, à la semaine prochaine, plus ce moment durera des heures, voire des jours, alors autant vous y atteler de manière quotidienne ou au moins hebdomadaire dans la mesure du possible. Le mieux, si vous y arrivez, est de s’y prendre à la fin de chaque journée.
Déjà, à l’arrivée du courrier, ne mettez sur votre bureau uniquement les documents en cours d’utilisation, et prévoyez une place pour les papiers à classer. Vous pouvez utiliser des classeurs multi-tiroirs pour d’ores et déjà classer vos documents par jour d’arrivée (documents du lundi, mardi, mercredi, etc.) et pouvoir ainsi les ranger par ordre de priorité. N’oubliez pas de jeter directement à la poubelle les papiers qui ne vous sont d’aucune utilité, car rien ne sert de cumuler et d’avoir un immense tas qui vous dissuadera de vous lancer dans la tâche.
✅ Catégoriser chaque document et lui trouver une place
Évitez absolument de catégoriser vos documents dans un dossier divers comme sur votre ordinateur. Vous le savez, tout finira par y atterrir et vous prendrez un temps fou à le rechercher. Classez vos documents par an, en privilégiant une place de proximité pour ceux de l’année en cours. Donnez ensuite un intitulé à chaque document selon leur nature.
Pensez à un intitulé compréhensible et facile à mémoriser, par exemple : clients, fournisseurs, factures, devis, projets, etc. Et comme nous l’avons dit précédemment, vous pouvez utiliser une couleur pour chaque catégorie de document. Vous pouvez ensuite étiqueter chaque document par un numéro de référence ou un système de datation.
✅ Support papier ou numérique ?
De nombreuses sociétés proposent de renvoyer directement les documents administratifs par e-mail. Libre à vous dans ce cas de les imprimer ou non pour les classer, selon la facilité et le confort que l’un ou l’autre du système papier ou numérique vous apporte. Le classement informatique facilite la recherche par mots-clés, tandis que les documents papier offrent plus de commodité de lecture.
Quelle que soit la méthode de classement que vous adopterez, sachez qu’il est important de sauvegarder vos données, pour se préserver notamment des éventuels incendies ou inondations, et notamment d’effectuer des copies même si vos documents sont présents dans le serveur. N’hésitez pas à numériser les documents importants (statuts par exemple) et à les conserver sur un support durable, hors de l’entreprise, ou conservez-en une copie dans un coffre à la banque.
Pour le classement sur support informatique, une petite astuce consiste à renommer les documents par année-mois-jour plutôt que jour-mois-année pour des raisons pratiques, notamment à l’ordre dans lequel ils vont apparaître dans vos dossiers et pouvoir les trier en un simple clic.
Si vous avez besoin d’aide pour organiser votre classement, je reste à votre disponibilité pour organiser votre bureau.👇
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