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  • Photo du rĂ©dacteurSophie BRISMONTIER

📱 Quelques astuces pour optimiser l'utilisation de l'e-mail au quotidien 🎯


Au sein de toute entreprise, l’utilisation de l’e-mail occupe une importance capitale au quotidien. Quelles sont les astuces simples et concrùtes à appliquer pour optimiser l’utilisation de l’e-mail dans son entreprise ?


✅ Évitez de TOUT traiter


Pensez Ă  utiliser des titres explicites et des messages clairs et synthĂ©tiques. Évitez aussi de rĂ©pondre Ă  tous les e-mails : un message dont on est destinataire demande en gĂ©nĂ©ral une rĂ©ponse, alors qu’une copie a seulement valeur d’information.


✅ Organisez-vous, classez et archivez


PrĂ©voyez des plages horaires dans votre emploi du temps pour la consultation des e-mails, en appliquant une action Ă  chacun : rĂ©ponse, suppression, marquage pour un traitement ultĂ©rieur ou envoi d’une copie Ă  un collaborateur.

Il est important de prendre l’habitude de trier ses e-mails dans des dossiers de classement. Une organisation structurĂ©e permet de retrouver rapidement ses e-mails, sans perte de temps inutile.

Il est bon de procéder à un archivage régulier de ses e-mails. Cela permet de conserver à sa messagerie une taille acceptable favorisant les recherches et la sauvegarde vous protÚge de toute perte impromptue due à un vol ou un virus informatique par exemple.


✅ Ne recourrez pas systĂ©matiquement Ă  l’usage de l’e-mail


Si l’e-mail occupe une part importante des Ă©changes dans l’entreprise, il se doit d’ĂȘtre utilisĂ© avec une certaine mesure. Dans le cadre de conversations urgentes ou simples, on dĂ©laissera l’e-mail au profit de moyens de communication plus directs, le tĂ©lĂ©phone ou la messagerie instantanĂ©e. Pour des sujets qui rĂ©clament dĂ©bat et concertation, rien ne vaut la rĂ©union physique des membres de votre Ă©quipe : pouvoir Ă©changer de vive voix avec ses collaborateurs permet de clarifier des positions et de faire Ă©voluer les idĂ©es. De la mĂȘme maniĂšre, il n’est jamais bon de chercher Ă  rĂ©soudre des conflits par e-mail



Lors de vos envois, quelques mesures simples sont Ă  prendre en compte : toujours se relire, ne pas prĂ©cipiter ses rĂ©ponses, vĂ©rifier les piĂšces jointes et ne pas ajouter trop de destinataires Ă  sa liste d’envoi.


Sophie BRISMONTIER ☎ 06 89 11 05 66 đŸ“© sophie@sophie-brismontier.com đŸ’» https://www.sophie-brismontier.com/


#mail #optimisation #organisation

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