Sophie BRISMONTIER
đą Quelques astuces pour optimiser l'utilisation de l'e-mail au quotidien đŻ

Au sein de toute entreprise, lâutilisation de lâe-mail occupe une importance capitale au quotidien. Quelles sont les astuces simples et concrĂštes Ă appliquer pour optimiser lâutilisation de lâe-mail dans son entreprise ?
â Ăvitez de TOUT traiter
Pensez Ă utiliser des titres explicites et des messages clairs et synthĂ©tiques. Ăvitez aussi de rĂ©pondre Ă tous les e-mails : un message dont on est destinataire demande en gĂ©nĂ©ral une rĂ©ponse, alors quâune copie a seulement valeur dâinformation.
â Organisez-vous, classez et archivez
PrĂ©voyez des plages horaires dans votre emploi du temps pour la consultation des e-mails, en appliquant une action Ă chacun : rĂ©ponse, suppression, marquage pour un traitement ultĂ©rieur ou envoi dâune copie Ă un collaborateur.
Il est important de prendre lâhabitude de trier ses e-mails dans des dossiers de classement. Une organisation structurĂ©e permet de retrouver rapidement ses e-mails, sans perte de temps inutile.
Il est bon de procéder à un archivage régulier de ses e-mails. Cela permet de conserver à sa messagerie une taille acceptable favorisant les recherches et la sauvegarde vous protÚge de toute perte impromptue due à un vol ou un virus informatique par exemple.
â Ne recourrez pas systĂ©matiquement Ă lâusage de lâe-mail
Si lâe-mail occupe une part importante des Ă©changes dans lâentreprise, il se doit dâĂȘtre utilisĂ© avec une certaine mesure. Dans le cadre de conversations urgentes ou simples, on dĂ©laissera lâe-mail au profit de moyens de communication plus directs, le tĂ©lĂ©phone ou la messagerie instantanĂ©e. Pour des sujets qui rĂ©clament dĂ©bat et concertation, rien ne vaut la rĂ©union physique des membres de votre Ă©quipe : pouvoir Ă©changer de vive voix avec ses collaborateurs permet de clarifier des positions et de faire Ă©voluer les idĂ©es. De la mĂȘme maniĂšre, il nâest jamais bon de chercher Ă rĂ©soudre des conflits par e-mailâŠ
Lors de vos envois, quelques mesures simples sont Ă prendre en compte : toujours se relire, ne pas prĂ©cipiter ses rĂ©ponses, vĂ©rifier les piĂšces jointes et ne pas ajouter trop de destinataires Ă sa liste dâenvoi.
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