Au sein de toute entreprise, l’utilisation de l’e-mail occupe une importance capitale au quotidien. Quelles sont les astuces simples et concrètes à appliquer pour optimiser l’utilisation de l’e-mail dans son entreprise ?
✅ Évitez de TOUT traiter
Pensez à utiliser des titres explicites et des messages clairs et synthétiques. Évitez aussi de répondre à tous les e-mails : un message dont on est destinataire demande en général une réponse, alors qu’une copie a seulement valeur d’information.
✅ Organisez-vous, classez et archivez
Prévoyez des plages horaires dans votre emploi du temps pour la consultation des e-mails, en appliquant une action à chacun : réponse, suppression, marquage pour un traitement ultérieur ou envoi d’une copie à un collaborateur.
Il est important de prendre l’habitude de trier ses e-mails dans des dossiers de classement. Une organisation structurée permet de retrouver rapidement ses e-mails, sans perte de temps inutile.
Il est bon de procéder à un archivage régulier de ses e-mails. Cela permet de conserver à sa messagerie une taille acceptable favorisant les recherches et la sauvegarde vous protège de toute perte impromptue due à un vol ou un virus informatique par exemple.
✅ Ne recourrez pas systématiquement à l’usage de l’e-mail
Si l’e-mail occupe une part importante des échanges dans l’entreprise, il se doit d’être utilisé avec une certaine mesure. Dans le cadre de conversations urgentes ou simples, on délaissera l’e-mail au profit de moyens de communication plus directs, le téléphone ou la messagerie instantanée. Pour des sujets qui réclament débat et concertation, rien ne vaut la réunion physique des membres de votre équipe : pouvoir échanger de vive voix avec ses collaborateurs permet de clarifier des positions et de faire évoluer les idées. De la même manière, il n’est jamais bon de chercher à résoudre des conflits par e-mail…
Lors de vos envois, quelques mesures simples sont à prendre en compte : toujours se relire, ne pas précipiter ses réponses, vérifier les pièces jointes et ne pas ajouter trop de destinataires à sa liste d’envoi.
Sophie BRISMONTIER ☎️ 06 89 11 05 66 📩 sophie@sophie-brismontier.com 💻 https://www.sophie-brismontier.com/