Optimiser sa gestion administrative demeure une nécessité pour tout dirigeant. Si vous avez tendance à vous dire que vous verrez cela plus tard, vous risquez de devoir y passer un temps très conséquent en naviguant dans un brouillard épais sur la santé réelle de votre entreprise.
✅ Avoir sa facturation à jour
Une entreprise bien gérée commence évidemment par avoir sa facturation à jour. Quand on parle de facturation, on parle bien entendu de tout le processus qui commence par les échanges avec votre prospect, en passant par l’émission d’un devis jusqu’à l’émission de votre facture.
Il s’agit généralement de gagner du temps et vous devez ainsi pouvoir passer d’un devis à une facture en quelques clics. Il en va de même pour retrouver l’historique des échanges avec votre client ou prospect, car celui-ci apprécie habituellement de se sentir important et écouté. Personne n’aimant devoir tout répéter et réexpliquer, vous gagnerez du temps et vous lui en ferez gagner.
✅ Se constituer des bases de données fiables
Il s’agit avant tout d’avoir des bases de données fiables ✅ et à jour. Cette activité, qui peut paraître chronophage au début, entraîne le fait que certains la négligent. Ils estiment que cela représente une perte de temps. Force est de constater que plus vous aurez de clients, plus un simple tableur Excel ne devrait pas vous permettre d’être efficace 🎯 mais il faut aussi prendre en compte que les différents CRM vous offrent l’opportunité de gagner du temps avec des raccourcis sur nombre de vos actions.
Même si l’on a l’impression de courir déjà après le temps, il est nécessaire d’apprendre à utiliser un CRM. C’est souvent d’un gain de temps sur le moyen terme.
✅ Avoir des reportings (notes) facilement
Cela peut paraître anodin mais vos logiciels doivent vous permettre d’avoir facilement accès à des informations clés. Leur consultation doit être facilitée et la possibilité d’avoir des reportings n’est pas à négliger. L’un des basiques restent d’avoir accès par exemple à votre encours de devis ou de factures afin de pouvoir faire des relances et ne pas « oublier », par exemple, un prospect à qui vous auriez envoyé un devis. Dans l’idéal, vos différents outils ou bases doivent être synchronisés pour éviter la fastidieuse tâche d’avoir à intégrer des données alors que vous les avez déjà insérées par ailleurs.
✅ Améliorer son recouvrement
Le recouvrement reste l’une des grandes difficultés pour les entrepreneurs. Déjà parce qu’il n’est jamais agréable d’avoir à relancer ses clients et qu’une relance automatique peut vous éviter d’avoir à faire ce travail fastidieux, voire désagréable.
La trésorerie étant souvent un domaine à protéger, roder son recouvrement ne représente pas un luxe mais demeure une nécessité. Plus votre organisation sera rodée en la matière, plus vous pourrez émettre rapidement vos factures (et vous faire donc payer plus vite par certains) ou encore avoir un recouvrement efficace, car vos relances arriveront bien plus vite vers votre client.
Sophie BRISMONTIER ☎️ 06 89 11 05 66 📩 sophie@sophie-brismontier.com 💻https://www.sophie-brismontier.com/