Sophie BRISMONTIER
đą Les basiques d'une bonne gestion administrative đŻ

Optimiser sa gestion administrative demeure une nécessité pour tout dirigeant. Si vous avez tendance à vous dire que vous verrez cela plus tard, vous risquez de devoir y passer un temps trÚs conséquent en naviguant dans un brouillard épais sur la santé réelle de votre entreprise.
â Avoir sa facturation Ă jour
Une entreprise bien gĂ©rĂ©e commence Ă©videmment par avoir sa facturation Ă jour. Quand on parle de facturation, on parle bien entendu de tout le processus qui commence par les Ă©changes avec votre prospect, en passant par lâĂ©mission dâun devis jusquâĂ lâĂ©mission de votre facture.
Il sâagit gĂ©nĂ©ralement de gagner du temps et vous devez ainsi pouvoir passer dâun devis Ă une facture en quelques clics. Il en va de mĂȘme pour retrouver lâhistorique des Ă©changes avec votre client ou prospect, car celui-ci apprĂ©cie habituellement de se sentir important et Ă©coutĂ©. Personne nâaimant devoir tout rĂ©pĂ©ter et rĂ©expliquer, vous gagnerez du temps et vous lui en ferez gagner.
â Se constituer des bases de donnĂ©es fiables
Il sâagit avant tout dâavoir des bases de donnĂ©es fiables â et Ă jour. Cette activitĂ©, qui peut paraĂźtre chronophage au dĂ©but, entraĂźne le fait que certains la nĂ©gligent. Ils estiment que cela reprĂ©sente une perte de temps. Force est de constater que plus vous aurez de clients, plus un simple tableur Excel ne devrait pas vous permettre dâĂȘtre efficace đŻ mais il faut aussi prendre en compte que les diffĂ©rents CRM vous offrent lâopportunitĂ© de gagner du temps avec des raccourcis sur nombre de vos actions.
MĂȘme si lâon a lâimpression de courir dĂ©jĂ aprĂšs le temps, il est nĂ©cessaire dâapprendre Ă utiliser un CRM. Câest souvent dâun gain de temps sur le moyen terme.
â Avoir des reportings (notes) facilement
Cela peut paraĂźtre anodin mais vos logiciels doivent vous permettre dâavoir facilement accĂšs Ă des informations clĂ©s. Leur consultation doit ĂȘtre facilitĂ©e et la possibilitĂ© dâavoir des reportings nâest pas Ă nĂ©gliger. Lâun des basiques restent dâavoir accĂšs par exemple Ă votre encours de devis ou de factures afin de pouvoir faire des relances et ne pas « oublier », par exemple, un prospect Ă qui vous auriez envoyĂ© un devis. Dans lâidĂ©al, vos diffĂ©rents outils ou bases doivent ĂȘtre synchronisĂ©s pour Ă©viter la fastidieuse tĂąche dâavoir Ă intĂ©grer des donnĂ©es alors que vous les avez dĂ©jĂ insĂ©rĂ©es par ailleurs.
â AmĂ©liorer son recouvrement
Le recouvrement reste lâune des grandes difficultĂ©s pour les entrepreneurs. DĂ©jĂ parce quâil nâest jamais agrĂ©able dâavoir Ă relancer ses clients et quâune relance automatique peut vous Ă©viter dâavoir Ă faire ce travail fastidieux, voire dĂ©sagrĂ©able.
La trésorerie étant souvent un domaine à protéger, roder son recouvrement ne représente pas un luxe mais demeure une nécessité. Plus votre organisation sera rodée en la matiÚre, plus vous pourrez émettre rapidement vos factures (et vous faire donc payer plus vite par certains) ou encore avoir un recouvrement efficace, car vos relances arriveront bien plus vite vers votre client.
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