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  • Photo du rĂ©dacteurSophie BRISMONTIER

📱 GĂ©rer ses e-mails : une obligation de performance


« Demain, je le ferai. Je vais nettoyer ma boite e-mails ». Mais cette tĂąche est souvent mise au rebu pour d’autres urgences et bientĂŽt, vous serez submergĂ© et votre performance aussi. Pourtant, vous vous entendez dire avec un accent de triomphe que votre boite e-mail dĂ©borde et que vous n’avez pas le temps de la gĂ©rer est de loin le contraire de la performance. GĂ©rer une messagerie Ă©lectronique fait partie des tĂąches quotidiennes, alors comment en optimiser la gestion ?


Le nombre de mails envoyĂ©s chaque jour est exponentiel. Les messageries sont devenues chronophages, car 75% des mails sont des spams. La gestion des emails reste une prioritĂ© et vider sa boĂźte mail rĂ©guliĂšrement permet d’éviter que ne s’entasse un nombre trop important de messages. Il faut discerner les messages de haute importance et Ă©viter de perdre un temps prĂ©cieux Ă  les rechercher.


✅ Comment gagner du temps ?


Synchroniser les donnĂ©es et sa boĂźte de rĂ©ception sur son smartphone et sa tablette tactile permet d’optimiser son temps. Ainsi, oĂč que vous soyez, vous pouvez consulter vos emails et ainsi ĂȘtre toujours connectĂ©. Classer ses dossiers par catĂ©gories et organiser ses contacts selon l’urgence font partie des gestes qui devraient ĂȘtre quotidiens pour gagner du temps, mais aussi pour en faire gagner Ă  ses interlocuteurs.


✅ Trier, un rĂ©flexe Ă  acquĂ©rir


L’objet des emails est votre premier point de repĂšre en dehors de la personne qui vous Ă©crit. Vous pouvez aussi configurer votre boite mail avec un volet de prĂ©visualisation qui vous donnera un aperçu du message. Si vous souhaitez aller encore plus vite pour trier, il existe des filtres et rĂšgles automatiques qui dirigent directement le message reçu vers les diffĂ©rents dossiers que vous avez crĂ©Ă©s en amont.


✅ Traiter vos urgences en premier


Afin de ne pas laisser traĂźner ce qui devrait ĂȘtre rapidement traitĂ©, signalez les e-mails urgents. Que ce soit avec une Ă©toile (exemple Gmail) ou un drapeau (exemple Outlook), les messageries permettent de les mettre en Ă©vidence pour ne pas les oublier. CrĂ©er un dossier « Urgent », « Moins Urgent », « À traiter » ou encore « À faire cette semaine » peut Ă©galement s’avĂ©rer une trĂšs bonne solution pour vous faire prendre en compte l’ordre de traitement. À vous de trouver la classification qui vous correspond le mieux. Cependant, n’oubliez pas qu’il est indispensable de consulter chaque jour chacun des dossiers !


✅ Faites disparaütre vos spams


Les spams, les envahisseurs. Signalez-les comme courriers indĂ©sirables et vous n’aurez plus Ă  les gĂ©rer. Ils seront directement triĂ©s dans votre boite « spam ». N’hĂ©sitez pas Ă  supprimer dĂ©finitivement ces e-mails et Ă  consulter de temps en temps votre boite spams. Toutefois, il arrive Ă  tous qu’un message d’une haute importance aille dans les spams. Il vous faudra donc, Ă  l’inverse, autoriser ces expĂ©diteurs ou les indiquer comme fiables.


J’espĂšre que ces quelques conseils vous aideront dans votre quotidien. N’oubliez pas d’insĂ©rer automatiquement votre signature Ă  vos mails pour gagner en efficacitĂ©.


Sophie BRISMONTIER ☎ 06 89 11 05 66 đŸ“© sophie@sophie-brismontier.com đŸ’»https://www.sophie-brismontier.com/


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