Rechercher
  • Sophie BRISMONTIER

Comment rĂ©diger des e-mails professionnels EFFICACES ? 🎯

DerniĂšre mise Ă  jour : 18 juil. 2021

Un sujet qui nous concerne quotidiennement.


Je vous propose quelques recommandations qui s'appliquent Ă  tous les e-mails professionnels qu’il est toujours bon de lire et de relire (mĂȘme si nous le savons dĂ©jà
).


Comme nous, nos destinataires reçoivent chaque jour des dizaines d'e-mails. Ils ont besoin de données précises pour gérer leurs priorités et traiter leurs mails sans perdre de temps.


Facilitons le travail de notre lecteur pour augmenter nos chances d’ĂȘtre lu et pour traiter notre demande sans faire perdre de temps.


✔ RĂ©duisons le nombre de mails

Soyons sélectif dans le nombre de destinataires.

Destinataires principaux : les personnes directement concernées pour action.

En copie : celles qui ont besoin d'ĂȘtre tenues informĂ©es (dites pourquoi dans le mail).

Avant de "répondre à tous", vérifiez que la liste des destinataires est pertinente.


✔ Objet : soyons prĂ©cis et concis

Utilisez un titre qui révÚle le contenu du mail.

Remplacez "Réunion" par "Réunion pour résoudre tel problÚme".

Sur un smartphone, seuls les 5 ou 6 premiers mots sont lisibles : faites court et commencez par l'information importante.


✔ Au dĂ©but de notre mail : donnons envie de nous lire

Un bonjour personnalisé ; a minima le prénom ou le nom pour un interlocuteur unique.

Un ton adapté à la personne ou au groupe : professionnel ou familier ; ludique, chaleureux ou neutre.

Expliquez dÚs la premiÚre ligne en quoi vos destinataires sont concernés par votre mail : "vous m'avez fait part de..." ; "vous connaissez bien...".

Exception : les fils de discussion échangés dans un laps de temps court.


✔ Dans le corps du mail : allons Ă  l’essentiel

Présentez les faits de maniÚre synthétique en 4 ou 5 lignes maximum.

Soyez clair sur ce que vous attendez vos lecteurs : quelles actions et pour quand précisément.

Donnez les informations utiles pour acheter leur travail : liens Inter-ou intranet, documents attachés, précisions.

Mettez en gras/couleur celles qu'ils auront besoin de retrouver en un coup d'Ɠil quand ils traiteront le mail (date, adresse, lien, etc.).

Faites des phrases courtes : sujet, verbe, complément.


✔ A la fin de notre mail : soyons conclusif et convivial

RĂ©sumez en une ligne ce que vous attendez de vos destinataires.

Exemple : "j'attends ces éléments avant de rappeler le client".

Personnalisez la prise de congé.

Mettez-y du cƓur et non des formules toutes faites : "bon week-end", "à lundi prochain", etc.


Ces pratiques appliquées, nos destinataires gagneront du temps et nos expéditeurs seront mieux servis ; nos e-mails seront donc efficaces.


MÉTHODOLOGIE ET CONSEILS


✔ Abordez un seul sujet par mail

Une demande supplĂ©mentaire sans rapport avec l'objet risquerait de ne pas ĂȘtre traitĂ©e.


✔ RĂ©visez les destinataires ou l'objet lorsque vous poursuivez le fil de discussion.


✔ Évitez d’abuser du signal « important »

Vous ne seriez plus crédible.


✔ Évitez les fichiers attachĂ©s lourds qui peuvent bloquer la messagerie de nos destinataires

Utilisez et abusez des espaces partagés d'entreprise ou accessibles via internet.


✔ AĂ©rez votre texte

Sautez une ligne Ă  chaque Ă©tape de votre mail.


✔ Indiquez notre tĂ©lĂ©phone dans la signature automatique


Il ne vous reste plus qu’à tester cette mĂ©thode lors de votre prochain mail et Ă  observer.


Belle journée !


21 vues0 commentaire

Posts récents

Voir tout