Un sujet qui nous concerne quotidiennement.
Je vous propose quelques recommandations qui s'appliquent à tous les e-mails professionnels qu’il est toujours bon de lire et de relire (même si nous le savons déjà…).
Comme nous, nos destinataires reçoivent chaque jour des dizaines d'e-mails. Ils ont besoin de données précises pour gérer leurs priorités et traiter leurs mails sans perdre de temps.
Facilitons le travail de notre lecteur pour augmenter nos chances d’être lu et pour traiter notre demande sans faire perdre de temps.
✔️ Réduisons le nombre de mails
Soyons sélectif dans le nombre de destinataires.
Destinataires principaux : les personnes directement concernées pour action.
En copie : celles qui ont besoin d'être tenues informées (dites pourquoi dans le mail).
Avant de "répondre à tous", vérifiez que la liste des destinataires est pertinente.
✔️ Objet : soyons précis et concis
Utilisez un titre qui révèle le contenu du mail.
Remplacez "Réunion" par "Réunion pour résoudre tel problème".
Sur un smartphone, seuls les 5 ou 6 premiers mots sont lisibles : faites court et commencez par l'information importante.
✔️ Au début de notre mail : donnons envie de nous lire
Un bonjour personnalisé ; a minima le prénom ou le nom pour un interlocuteur unique.
Un ton adapté à la personne ou au groupe : professionnel ou familier ; ludique, chaleureux ou neutre.
Expliquez dès la première ligne en quoi vos destinataires sont concernés par votre mail : "vous m'avez fait part de..." ; "vous connaissez bien...".
Exception : les fils de discussion échangés dans un laps de temps court.
✔️ Dans le corps du mail : allons à l’essentiel
Présentez les faits de manière synthétique en 4 ou 5 lignes maximum.
Soyez clair sur ce que vous attendez vos lecteurs : quelles actions et pour quand précisément.
Donnez les informations utiles pour acheter leur travail : liens Inter-ou intranet, documents attachés, précisions.
Mettez en gras/couleur celles qu'ils auront besoin de retrouver en un coup d'œil quand ils traiteront le mail (date, adresse, lien, etc.).
Faites des phrases courtes : sujet, verbe, complément.
✔️ A la fin de notre mail : soyons conclusif et convivial
Résumez en une ligne ce que vous attendez de vos destinataires.
Exemple : "j'attends ces éléments avant de rappeler le client".
Personnalisez la prise de congé.
Mettez-y du cœur et non des formules toutes faites : "bon week-end", "à lundi prochain", etc.
Ces pratiques appliquées, nos destinataires gagneront du temps et nos expéditeurs seront mieux servis ; nos e-mails seront donc efficaces.
MÉTHODOLOGIE ET CONSEILS
✔️ Abordez un seul sujet par mail
Une demande supplémentaire sans rapport avec l'objet risquerait de ne pas être traitée.
✔️ Révisez les destinataires ou l'objet lorsque vous poursuivez le fil de discussion.
✔️ Évitez d’abuser du signal « important »
Vous ne seriez plus crédible.
✔️ Évitez les fichiers attachés lourds qui peuvent bloquer la messagerie de nos destinataires
Utilisez et abusez des espaces partagés d'entreprise ou accessibles via internet.
✔️ Aérez votre texte
Sautez une ligne à chaque étape de votre mail.
✔️ Indiquez notre téléphone dans la signature automatique
Il ne vous reste plus qu’à tester cette méthode lors de votre prochain mail et à observer.
Belle journée !
